كيف يمسك فيراسول دفاترك

يمسك فيراسول دفاترك بطريقة القيد المزدوج، مثل أي نظام محاسبي، مع بضع قواعد صارمة فوق ذلك. فمستنداتك تقيّد قيودها اليومية بنفسها عند إصدارها أو اعتمادها أو ترحيلها. وما يدخل دفتر الأستاذ لا يُعدَّل ولا يُحذف أبداً: فالخطأ يُصحَّح بقيد عكسي وقيد جديد، ليبقى التاريخ دائماً شاهداً على ما حدث. والتواريخ المقفلة أو المصرَّح عنها للهيئة الاتحادية للضرائب مغلقة أمام الترحيل. ويتحقق فيراسول كل ليلة من أن كل شيء ما زال متسقاً. ويشرح هذا المقال هذه القواعد؛ أما المقالات الأخرى في هذا القسم فتعرض الشاشات.

القيد المزدوج#

لكل قيد يومية سطران على الأقل، ومجموع مدينه يساوي مجموع دائنه، بالدرهم وبعملة المستند. ويرفض فيراسول القيد غير المتوازن، ولذلك يبقى ميزان المراجعة لديك متوازناً دائماً.

ويُرحَّل كل قيد إلى حسابات من دليل الحسابات لديك. ولكل نوع من الترحيل حسابه: المبيعات إلى حساب الإيرادات الخاص بالصنف، والمبلغ المستحق على العميل إلى الذمم المدينة، والضريبة إلى ضريبة المخرجات، وهكذا. وتختار هذه الحسابات في تبويب الحسابات الافتراضية في دليل الحسابات، ويمكن أن يكون للصنف حسابا مبيعات ومشتريات خاصان به.

المستندات تقيّد نفسها#

لا تكتب قيوداً يومية لعملك اليومي. فكل مستند يقيّد قيده بنفسه في اللحظة التي يصبح فيها نهائياً:

أما عروض الأسعار وأوامر الشراء وأوامر البيع فلا تقيّد شيئاً: فهي ارتباطات وليست معاملات. ولكل ما ليس له مستند، كالمستحقات أو إعادة التصنيف، ترحّل قيداً يومياً يدوياً.

وكل قيد مرتبط بمستنده. ففي القيود اليومية، يذكر القيد الذي أنشأه مستند ما اسمَ ذلك المستند، ويفتحه زر عرض.

1 عرض يفتح الفاتورة التي ينتمي إليها القيد. 2 بنود القيد اليومي: AED 8,977.50 على الذمم المدينة، وAED 8,550.00 على الإيرادات، وAED 427.50 على ضريبة المخرجات.

المسودة ليست في الدفاتر#

يبدأ المستند أو القيد اليدوي مسودةً. ويمكن حذف المسودة (ويمكن أيضاً تعديل مسودة المستند؛ أما مسودة القيد اليومي فتُحذف وتُنشأ من جديد)، وهي لا تغيّر شيئاً في دفاترك ولا في تقاريرك ولا في إقرار ضريبة القيمة المضافة. ولا يتحقق فيراسول من المستند ويقيّده إلا عند إصداره أو اعتماده أو ترحيله. وفيرا تعمل بالطريقة نفسها: فما تُعدّه يبقى مسودة حتى يعتمده شخص، ما لم تكن شركتك قد فعّلت وضع YOLO.

القيود المرحّلة لا تتغير أبداً#

ما إن يُرحَّل القيد حتى يبقى كما هو تماماً. فلا يستطيع أحد تعديله أو حذفه في فيراسول، ولا فيرا كذلك.

ويُصحَّح الخطأ بالطريقة المحاسبية، بقيد عكسي (storno)، وبقيد جديد عند الحاجة:

• يُصحَّح المستند من خلال المستند نفسه: الفاتورة بإشعار دائن، وفاتورة المورد بإشعار مدين، وكثير من المستندات، مثل فواتير الموردين والدفعات والتحويلات، بإلغائها أو إبطالها أو عكسها. فيرحّل فيراسول عندها القيد العكسي لقيود المستند نيابةً عنك، وإذا صُحّح المستند بدلاً من إلغائه، يقيّد النسخة المصحّحة في قيد جديد.
• يُعكس القيد اليدوي في القيود اليومية بزر إلغاء القيد، ويُرحَّل القيد الصحيح قيداً جديداً.

والقيد العكسي صورة معكوسة للقيد الأصلي: الحسابات والمبالغ نفسها مع تبادل المدين والدائن. ويبقى القيدان كلاهما في دفتر الأستاذ، مرتبطين أحدهما بالآخر. فعلى سبيل المثال، أُدخل التحويل FT-2026-0013 في شركة التوثيق على حساب خاطئ ثم عُكس:

1 القيد الأصلي الذي أنشأه التحويل. 2 قيده العكسي. 3 يبقى القيد الأصلي مرحل ويبيّن أنه معكوس.

ولا يترك القيدان معاً أي أثر في الدفاتر، ويستطيع أي شخص أن يرى ما الذي قُيّد، ومتى، ولماذا.

تاريخ القيد العكسي#

يُؤرَّخ القيد العكسي بتاريخ القيد الأصلي ما دام ذلك التاريخ مفتوحاً، فيقع القيد الأصلي وتصحيحه في الفترة نفسها. وإذا كان التاريخ مقفلاً (انظر أدناه)، يُؤرَّخ القيد العكسي بتاريخ اليوم بدلاً من ذلك، وتحتفظ الفترة المقفلة بأرقامها. وجميع القيود العكسية لمستند واحد ملغى تحمل تاريخاً واحداً.

التواريخ المقفلة#

بعض التواريخ لا يمكن الترحيل عليها بعد ذلك، لأن أرقامها قد أُقفلت أو صُرّح عنها:

ويرفض فيراسول أيضاً القيود المؤرخة بعد نهاية الشهر الحالي (فالقيد المستقبلي ينتظر مسودةً)، وأي شيء على حساب بنكي أو نقدي مؤرخ بعد اليوم. وعندما يرفض فيراسول شيئاً، تذكر رسالته القاعدة التي تنطبق وما الذي تفعله بدلاً من ذلك.

بعض الحسابات لا تقبل إلا مستنداتها#

يُحافَظ على تساوي كل من الذمم المدينة، والذمم الدائنة، والمخزون، وحسابات ضريبة القيمة المضافة، والتزامات الرواتب، وحسابات الأصول الثابتة، وبضعة حسابات أخرى، مع قائمة البنود التي تقف وراءه: الفواتير المفتوحة، وفواتير الموردين المفتوحة، وتقييم المخزون، وسجل الأصول. فلا يرحّل إليها إلا مستنداتها الخاصة؛ ويُرفض القيد اليومي اليدوي. وهذا ما يجعل أعمار الذمم المدينة لديك متفقة دائماً مع حساب الذمم المدينة. انظر دليل الحسابات.

سجل التدقيق#

• لكل قيد مرحّل رقم قيد، ضمن سلسلة لكل سنة مالية، ويبيّن من رحّله ومتى. ولا تحصل المسودة على رقم قيدها إلا عند ترحيلها، فلا تترك المسودات المحذوفة فجوات في الترقيم.
• يبيّن السجل في القيد اليومي أو الفاتورة أو فاتورة المورد أو الدفعة من أنشأها، ومن غيّرها، ومن أصدرها أو رحّلها، ومن عكسها.
• تُحفظ التغييرات على الإعدادات والحسابات والسجلات الأخرى في سجل التدقيق.

سلامة الدفاتر تفحص كل شيء كل ليلة#

يتحقق فيراسول كل ليلة من أن الدفاتر ما زالت متسقة مع نفسها ومع مستنداتك: أن ميزان المراجعة متوازن، وأن كل حساب رقابي يساوي المستندات التي تقف وراءه، وأن الإقرارات المقدَّمة والأشهر المقفلة لم تتغير، وغير ذلك كثير. انظر سلامة الدفاتر.

مواضيع ذات صلة#

• القيود اليومية
• دليل الحسابات
• إقفال الفترات وإعادة فتحها
• سلامة الدفاتر
• فواتير المبيعات
• الإشعارات الدائنة