سلامة الدفاتر
يتحقق فيراسول كل ليلة من أن دفاترك متسقة مع نفسها ومع مستنداتك. اطّلع على النتيجة مجالاً بمجال، وأعد تشغيل الفحوصات متى شئت.
سلامة الدفاتر هي المراجعة التي يجريها فيراسول بنفسه على دفاترك. ففي كل ليلة يشغّل مجموعة ثابتة من الفحوصات (88 فحصاً في شركة التوثيق): أن كل قيد متوازن، وأن كل حساب رقابي يساوي المستندات التي تقف وراءه، وأن إقرارات ضريبة القيمة المضافة وضريبة الشركات المقدَّمة ما زالت متفقة مع الدفاتر، وأن الأشهر المقفلة لم تتغير، وغير ذلك كثير. وكل فحص إما أن ينجح وإما أن يفشل، والفحص الفاشل يبيّن موضع الاختلاف. ولا تغيّر الفحوصات شيئاً في دفاترك، وإنما تدلّك على المواضع التي تستحق النظر.
افتح سلامة الدفاتر#
افتح سلامة الدفاتر من القائمة الرئيسية، أو انقر بطاقة سلامة الدفاتر في لوحة التحكم. وفي أعلى الصفحة ملخص يقول كل شيء سليم، أو يذكر عدد الفحوصات التي تحتاج إلى انتباه، ومتى فُحصت الدفاتر آخر مرة.
- 1 افحص الآن يشغّل جميع الفحوصات فوراً بدلاً من انتظار الليل. ويستغرق ذلك نصف دقيقة على الأكثر، وتتحدّث الصفحة من تلقاء نفسها عند انتهائه.
- 2 الملخص: كل شيء سليم عندما تنجح جميع الفحوصات.
- 3 بطاقة لكل مجال من مجالات الدفاتر، فيها عدد فحوصاته وعدد ما يحتاج منها إلى انتباه.
وإذا فتحت الصفحة وكان آخر فحص قد مضى عليه أكثر من 26 ساعة، يبدأ فيراسول فحصاً جديداً من تلقاء نفسه.
المجالات#
| المجال | ما يفحصه، على سبيل المثال |
|---|---|
| دفتر الأستاذ العام | إجمالي المدين يساوي إجمالي الدائن، وكل قيد متوازن، ولا شيء مؤرخ قبل بداية الدفاتر أو في شهر مستقبلي، والفترات المقفلة لم تتغير، والأرصدة الافتتاحية في تاريخ الافتتاح، والضوابط التي تمنع تغيير القيود المرحّلة مفعّلة |
| المبيعات والذمم المدينة | الذمم المدينة تساوي الفواتير المفتوحة مطروحاً منها أرصدة العملاء الدائنة، والإشعارات الدائنة لا تتجاوز أبداً ما فُوتر، والمبيعات الشهرية تساوي الإيرادات في دفتر الأستاذ |
| المشتريات والذمم الدائنة | الذمم الدائنة تساوي فواتير الموردين المفتوحة مطروحاً منها الدفعات المقدمة للموردين، وحساب البضائع المستلمة غير المفوترة يساوي البضائع التي استُلمت ولم تصل فواتيرها بعد |
| البنوك والشيكات | أرصدة البنوك تطابق دفتر الأستاذ، والتسويات البنكية المنجزة ما زالت متفقة مع الدفاتر، وأرصدة الحسابات البنكية بالعملات الأجنبية يُعاد تقييمها في نهايات الفترات، والشيكات المؤجلة تطابق سجلها |
| ضريبة القيمة المضافة | ضريبة المدخلات وضريبة المخرجات تساويان ما لم تسوّه الإقرارات بعد، والإقرارات المقدَّمة ما زالت متفقة مع الدفاتر، ولا تُستخدم إلا نسبتا 0% و5% |
| ضريبة الشركات | ضريبة الشركات المستحقة تطابق الإقرارات والدفعات، والإقرارات المقدَّمة متفقة مع الدفاتر |
| الرواتب والموارد البشرية | كل مسير رواتب معالَج مقيّد في الدفاتر، والرواتب المستحقة ومخصصا مكافأة نهاية الخدمة ورواتب الإجازات وقروض الموظفين تطابق الرواتب |
| المخزون | حساب المخزون يساوي تقييم المخزون، في كل تاريخ تغيّر فيه |
| الأصول الثابتة | حسابات الأصول الثابتة تساوي سجل الأصول |
| العملات الأجنبية | الذمم المدينة والدائنة بالعملات الأجنبية يُعاد تقييمها بشكل صحيح، والفواتير الأجنبية المدفوعة لا تترك أي رصيد مفتوح بالدرهم |
انقر بطاقة أي مجال لترى فحوصاته. وبجانب كل فحص ناجح علامة صح خضراء.
1 إجمالي المدين يساوي إجمالي الدائن: أي أن ميزان المراجعة متوازن. 2 لم تتغير الفترات المقفلة: أرصدة كل شهر مقفل ما زالت هي الأرصدة التي أُقفل عليها. 3 حقوق الأرصدة الافتتاحية تضم الأرصدة الافتتاحية فقط.
عندما يحتاج فحص إلى انتباه#
ينتقل المجال الذي فيه فحص فاشل إلى أعلى الصفحة، ويُفتح من تلقاء نفسه، ولا يعرض إلا فحوصاته الفاشلة. وترى لكل فحص منها:
- اسم الفحص وما يقارنه؛
- ما يجب أن يكون عليه الرقم وما هو عليه الآن (القيمة الحالية)، أو عدد البنود التي تحتاج إلى نظر؛
- أول بضعة بنود مختلفة، مثل أرقام القيود أو الحسابات.
ويعرض زر عرض الفحوصات الناجحة تحت الفحوصات الفاشلة بقية فحوصات المجال، ويخفيها زر إخفاء الفحوصات الناجحة مرة أخرى.
عالج السبب في الموضع الذي نشأ فيه: رحّل المستند الناقص، أو صحّح المستند الخاطئ، أو اعكس القيد الخاطئ بقيد جديد. ثم انقر افحص الآن لترى النتيجة. ولا تصحّح سلامة الدفاتر أي شيء بنفسها أبداً.
من يمكنه الاطلاع عليها#
تتطلب سلامة الدفاتر صلاحية المحاسبة: القيود (عرض) أو التقارير ولوحة التحكم (عرض).