أوامر الشراء وإيصالات استلام البضائع

يخبر أمر الشراء المورد بما تريد شراءه وبأي سعر. ولا يقيّد شيئاً: فهو التزام، لا تكلفة. وعندما تصل البضاعة تستلمها على إيصال استلام بضائع، فتدخل المخزون. وعندما تصل فاتورة المورد تنشئ فاتورة الشراء من الأمر، فيتطابق دائماً ما طلبته وما استلمته وما فُوترت به.

اعثر على أوامرك#

افتح الطلبات › أوامر الشراء من القائمة الرئيسية. تعدّ البطاقات في الأعلى الأوامر بانتظار الاعتماد والأوامر المفتوحة والأوامر بانتظار الاستلام وبانتظار الفوترة؛ انقر بطاقة لترى تلك الأوامر. وتحتها يمكنك البحث في القائمة وتصفيتها.

لكل أمر واحدة من هذه الحالات:

أنشئ أمر شراء#

1. انقر أمر شراء جديد. ويمكنك أيضاً أن تبدأ أمراً من صفحة المورد بزر أمر شراء جديد.
2. اختر المورد وتاريخ الأمر والتسليم المتوقع. وأضف مرجع عرض المورد إذا أرسل إليك عرض سعر.
3. للمورد الأجنبي، اختر العملة. يبحث فيراسول عن سعر الصرف مقابل الدرهم المنشور؛ أدخله بنفسك إذا لم يوجد سعر لذلك اليوم.
4. اختر وجهة البضاعة في التسليم إلى (مستودع)، وعنوان التسليم عند الحاجة.
5. أضف بنداً لكل ما تطلبه: الصنف من الكتالوج (أو وصفاً، مع تحديد هل هو بضاعة أم خدمة)، والكمية، وسعر الوحدة، والخصم %، وضريبة القيمة المضافة. ويمكن أن يذهب صنف المخزون إلى مستودع آخر عبر الاستلام في؛ أما البند الذي ليس صنف مخزون فيأخذ حساب المصروف.
6. أضف الشروط والأحكام وملاحظات إذا أردت طباعتها على الأمر.
7. انقر حفظ كمسودة.

اعتمد الأمر#

يُعتمد أمر الشراء قبل إرساله إلى المورد وقبل استلام أي بضائع بموجبه. افتح المسودة، وراجعها ثم انقر اعتماد.

1 اعتماد، 2 تعديل لتغييره أولاً، 3 تنزيل PDF للحصول على نسخة.

يتطلب الاعتماد صلاحية المشتريات: اعتماد أوامر الشراء. ويملكها المالك والمحاسبون والمديرون، ويمكنك منحها لدور تنشئه بنفسك. والمستخدم الذي يسمح دوره بإنشاء الأوامر دون اعتمادها يرى بانتظار اعتماد المدير بدلاً من زر اعتماد.

أرسله إلى المورد#

انقر إرسال إلى المورد. أدخل عنوان المورد في إلى (ونسخة إلى (CC) عند الحاجة)، وأضف الرسالة إن شئت، ثم انقر إرسال البريد الإلكتروني. يُرسل الأمر ملفَّ PDF وتصبح حالته مُرسل. وإذا أرسلت الأمر بطريقة أخرى، فاستخدم تحديد كمُرسل دون بريد إلكتروني في تلك النافذة، أو تحديد كمُرسل في قائمة إجراءات أخرى.

استلم البضائع#

عندما تصل شحنة، افتح الأمر وانقر استلام البضائع.

1. أدخل الكمية الواصلة في كل بند في هذه الدفعة، أو انقر تعبئة الكل لاستلام كل ما بقي.
2. تحقق من المستودع لكل بند.
3. أدخل تاريخ الاستلام (يوم وصول البضاعة) ورقم إشعار التسليم لدى المورد.
4. انقر استلام الآن. تدخل البضاعة المخزون في تاريخ الاستلام، بسعر الأمر.

1 تعبئة الكل، 2 هذه الدفعة لكل بند، 3 تاريخ الاستلام، 4 استلام الآن، 5 حفظ كمسودة.

مع حفظ كمسودة لا يدخل شيء المخزون بعد: يستلم أحدهم المسودة لاحقاً بزر استلام في إيصال استلام البضائع.

الشحنة التي تصل على أجزاء تُستلم على أجزاء: لكل شحنة إيصال استلام خاص بها، ويعرض الأمر ما بقي للاستلام. ولا يستلم فيراسول أبداً أكثر مما بقي على الأمر. أما الخدمات فلا تُستلم: بل تُفوتر.

• 1 استلام البضائع للشحنة التالية.
• 2 إنشاء فاتورة شراء عندما تصل فاتورة المورد.
• 3 إرسال مرة أخرى يرسل الأمر إلى المورد مرة أخرى.
• 4 بانتظار الاستلام و5 بانتظار الفوترة يبيّنان ما بقي في كل بند.

تجد كل شحنة في الطلبات › إيصالات استلام البضائع. وحدّد مستلمة ولم تُفوتر بعد لترى البضائع الموجودة في المخزون التي لم تصل فاتورتها بعد. والإيصال المُنشأ خطأً يُلغى بزر إلغاء الإيصال: تخرج البضاعة من المخزون مرة أخرى ويُعكس قيده. ولا يمكن إلغاء إيصال بضاعته مدرجة في فاتورة شراء حتى تُلغى تلك الفاتورة.

أنشئ فاتورة الشراء من الأمر#

عندما تصل فاتورة المورد، افتح الأمر (أو إيصال استلام البضائع) وانقر إنشاء فاتورة شراء.

1. أدخل تاريخ الفاتورة (التاريخ المدوّن على فاتورة المورد). ويتبع تاريخ الاستحقاق شروط الدفع الخاصة بالمورد إن وُجدت.
2. أدخل رقم فاتورة المورد كما هو مطبوع على فاتورته.
3. انقر إنشاء مسودة الفاتورة.

1 تاريخ الفاتورة، 2 رقم فاتورة المورد، 3 إنشاء مسودة الفاتورة.

تحتوي مسودة الفاتورة على ما استُلم ولم يُفوتر بعد، وعلى الخدمات الواردة في الأمر. وحدّد فوترة البضائع غير المستلمة أيضًا عندما يفوتر المورد البضائع قبل وصولها: عندها تُدخل تلك الفاتورة البضائع المخزون عند اعتمادها. راجع المسودة واعتمدها كأي فاتورة شراء أخرى. انظر فواتير الشراء (فواتير الموردين).

يطابق فيراسول الفاتورة مع ما استُلم:

• لا يمكن لفاتورة أن تفوتر من إيصال استلام أكثر مما استُلم عليه ولم يُفوتر بعد.
• لا يمكن لبند فاتورة يُدخل البضاعة المخزون بنفسه أن يأخذ أكثر مما بقي للاستلام على الأمر.
• إذا كان رقم فاتورة المورد موجوداً من قبل على فاتورة أخرى للمورد نفسه، يعرض فيراسول تلك الفاتورة. ولا تنشئ الفاتورة رغم ذلك إلا إذا كانت فعلاً فاتورة أخرى.

ما يقيّده فيراسول#

الأمر نفسه لا يقيّد شيئاً. ويرحّل كل من إيصال الاستلام وفاتورة الشراء قيد يومية. مثال ذلك شحنة من 11 نقطة وصول و5 صناديق كابلات شبكة من Meridune Tech Distribution FZE، استُلمت على الإيصال GRN-2026-0057:

فاتورة المورد عن تلك البضائع، المُنشأة من الأمر:

يحتفظ حساب بضائع مستلمة غير مفوترة بالبضائع التي استلمتها ولم تُفوتر بها بعد. وتسوّيه الفاتورة بالقيمة التي استُلمت بها البضائع. وإذا فوتر المورد بسعر مختلف، يذهب الفرق إلى تكلفة البضاعة المباعة، فيبقى المخزون مطابقاً دائماً لتقييم بضاعتك. وتتوقف أرقام الحسابات على دليل حساباتك.

أغلق أمراً أو ألغِه#

• إغلاق (إغلاق جزئي) في قائمة إجراءات أخرى ينهي أمراً لن يورّد المورد باقيه. لا يُستلم بموجبه شيء آخر؛ ويمكن مع ذلك فوترة البضائع المستلمة من قبل. ولا يُقيَّد شيء ولا يُعكس، ويمكنك إعادة فتح الأمر لاحقاً.
• إلغاء الأمر ينهي أمراً لم يُستلم ولم يُفوتر عليه شيء. ويبقى في القائمة ملغى.
• حذف المسودة يحذف مسودة لم تُعتمد قط.

مواضيع ذات صلة#

• الموردون
• فواتير الشراء (فواتير الموردين)
• السداد للموردين
• المستودعات
• حركات المخزون