الإجراءات الجماعية
أنجز العمل نفسه لعدة عملاء دفعة واحدة، مثل قائمة مراجعة نهاية الشهر أو إقفال الشهر أو إعداد مسودات إقرارات ضريبة القيمة المضافة. يُفحص كل عميل أولاً، وتؤكد أنت قبل أن يتغير أي شيء.
بعض الأعمال واحدة لكل العملاء: التحقق مما بقي مفتوحاً قبل إقفال الشهر، وإقفال الشهر، وإعداد مسودات إقرارات ضريبة القيمة المضافة، وتذكير الموظفين. تنجز إجراءات جماعية هذا العمل لعدة عملاء في عملية واحدة. تفحص فيراسول أولاً كل عميل كما لو فتحت شاشته بنفسك، وتعرض عليك النتيجة، ولا تُجري أي شيء لا يمكن التراجع عنه إلا بعد أن تؤكده لذلك العميل.
يستطيع مسؤولو المكتب والشركاء والمديرون والمحاسبون تشغيل الإجراءات الجماعية للعملاء الذين يمكنهم فتحهم. ويحدّ دورك لدى كل عميل مما يحدث لديه: فإذا كان دورك لا يسمح بالإجراء، يتوقف التنفيذ لدى ذلك العميل.
بدء عملية#
افتح المكتب › إجراءات جماعية.
- تحت 1. ماذا، اختر الإجراء. تبيّن شارة أثره في الدفاتر: لا يغيّر شيئاً أو مسودات فقط أو لا يمكن التراجع عنه.
- تحت 2. التفاصيل، أدخل ما يطلبه الإجراء، مثل الشهر.
- تحت 3. أي العملاء، حدّد العملاء. يضيّق ابحث في العملاء وتصفية الفروع القائمة؛ ويحدد اختيار من لوحة المتابعة… العملاء وفق تصفية من لوحة متابعة الممارسة، مثل عملائي أو يحتاج إلى متابعة أو ضريبة القيمة المضافة مستحقة؛ ويحدد اختيار المعروض (5) كل العملاء المعروضين، ويلغي إلغاء اختيار المعروض تحديدهم.
- انقر الزر «فحص 5 عميل» (الرقم هو عدد العملاء الذين اخترتهم).
1 قائمة مراجعة نهاية الشهر و2 إقفال الشهر إجراءان من هذه الإجراءات. 3 الشهر المعني بهما. 4 اختيار من لوحة المتابعة… يختار العملاء حسب حالتهم. 5 الزر الذي يبدأ العملية.
ويمكنك أيضاً البدء من لوحة متابعة الممارسة: حدّد العملاء في المواعيد والحالة واختر إجراءً تحت إجراء جماعي. تتسع العملية الواحدة لما يصل إلى 300 عميل، ولا يمكن أن تجري لديك إلا عملية واحدة في الوقت نفسه.
الإجراءات#
| الإجراء | النوع | ما يفعله |
|---|---|---|
| قائمة مراجعة نهاية الشهر | لا يغيّر شيئاً | يبيّن لكل عميل ما بقي مفتوحاً قبل أن يمكن إقفال الشهر: المسودات، والإهلاك، والرواتب التي لم تُعالج، والتسويات البنكية، وإعادة تقييم العملات، وإقرارات ضريبة القيمة المضافة وضريبة الشركات المستحقة. وإذا لم تكن فترة إقرار ضريبة القيمة المضافة أو التسجيل في ضريبة الشركات مسجلة في إعدادات العميل، يُنبَّه إلى ذلك، لأنه لا يمكن عندئذ تحديد إقراراته ومواعيد استحقاقها. |
| إقفال الشهر | لا يمكن التراجع عنه | يُقفل الشهر لدى كل عميل تؤكده. ويُترك العميل الذي لديه ما يمنع الإقفال لشاشة إقفال الفترات الخاصة به. |
| إعداد مسودات إقرارات ضريبة القيمة المضافة | مسودات فقط | يُعدّ مسودة إقرار ضريبة القيمة المضافة لآخر فترة ضريبية منتهية لدى كل عميل. لا يُقدَّم أي إقرار: يبقى التقديم من شاشة ضريبة القيمة المضافة لدى العميل. |
| تذكير الموظفين المكلّفين | مسودات فقط | يرسل تذكيراً داخل التطبيق إلى موظفي كل عميل، مع قائمة بالأعمال المفتوحة لديه. لا بريد إلكتروني، ولا شيء في الدفاتر. |
| رسائل تذكير للعملاء (مسودات) | لا يغيّر شيئاً | يكتب، بالإنجليزية أو بالعربية، رسالة بريد إلكتروني لكل عميل يطلب فيها كشوف الحساب البنكية الناقصة وتوضيحات الحركات البنكية. لا ترسل فيراسول أي شيء. |
| تحديث لوحة المتابعة | لا يغيّر شيئاً | يعيد حساب حالة كل عميل في لوحة متابعة الممارسة. |
الفحص والتأكيد#
تُفتح العملية في صفحة خاصة بها، مع بطاقة لكل عميل. تبيّن الصفحة من بدأ العملية، وحالة العملية وحالة كل عميل، ومرشحات مثل بحاجة إلى تأكيد وتم ومتوقف أو فاشل.
- 1 نوع الإجراء.
- 2 عند انتهاء العملية، يعرض ملخص عدد العملاء الذين تم التنفيذ لديهم، والذين لم يُنفَّذ لديهم، والمتوقفين، والذين فشل التنفيذ لديهم.
- 3 كل بطاقة ترتبط بشاشة العميل نفسها، مثل إقفال الفترات أو إقرار ضريبة القيمة المضافة، لمعالجة ما بقي مفتوحاً هناك.
يتوقف ما يحدث بعد ذلك على نوع الإجراء:
- لا يغيّر شيئاً: الفحص هو النتيجة، ولا شيء يحتاج إلى تأكيد.
- مسودات فقط: راجع النتائج، ثم أكّد لكل العملاء دفعة واحدة عبر تأكيد الكل. أما العميل الذي ستستبدل العملية لديه مسودة ربما عدّلها أحد، فيحتاج إلى تأكيد خاص به.
- لا يمكن التراجع عنه: راجع معاينة كل عميل، وفعّل تأكيد لكل عميل تريده. لا يوجد تأكيد للكل.
ثم انقر زر التنفيذ (التنفيذ لـ 5 عميل مؤكَّد، بعدد العملاء المؤكَّدين) وأكّد. تعالج فيراسول العملاء واحداً تلو الآخر، عبر منطق الشاشة الخاصة بكل عميل. وإذا تغيّر شيء لدى عميل منذ أن أكدته، لا يُنفَّذ الإجراء لديه، وتبيّن البطاقة السبب. ولا يوقف فشلُ التنفيذ لدى عميل العملاءَ الآخرين أبداً.
ما دامت العملية بالانتظار، يوقفها إلغاء العملية. وأثناء تنفيذها، يوقفها الإيقاف بعد العميل الحالي، ويبقى ما نُفّذ لدى العملاء كما هو. وبعد عملية فشل فيها التنفيذ لدى بعض العملاء، يبدأ إعادة المحاولة للعملاء الفاشلين عملية جديدة لهؤلاء العملاء وحدهم. وفي رسائل التذكير للعملاء، تحتوي كل بطاقة على نسخ وفتح في البريد، ويعطيك تنزيل كل المسودات جميع الرسائل.