الانتقال إلى فيراسول من برنامجك الحالي

يستطيع فيراسول نقل دفاتر الشركة من البرنامج الذي تستخدمه اليوم، عبر اتصال مباشر بذلك البرنامج. ولا يُنسخ شيء إلى دفاترك حتى يراجع شخصٌ ما يُنقل ويعتمده. فيحمّل فيراسول كل شيء أولاً في نسخة تجريبية من الشركة، ويقارن كل رقم بالدفاتر القديمة، ولا يبدأ التشغيل إلا عندما تكون الفروق صفراً أو مفسَّرة، ويكون شخص ثانٍ قد اعتمد المقارنة.

قبل أن تبدأ#

• يُحمَّل الترحيل في شركة فارغة: شركة لا قيود مرحّلة فيها ولا مستندات. وأسهل طريقة أن تُنشئ الشركة من برنامجك الحالي: عند إعداد شركة جديدة يسألك مربع في الأعلى هل الدفاتر في برنامجك الحالي. انقلها من هناك، وسجّل الدخول واختر المؤسسة، فتُملأ بياناتها (اسم الشركة والاسم القانوني والرقم الضريبي والعنوان وغيرها) في نموذج الشركة لتراجعها. وعند إنشاء الشركة يبدأ الاستيراد. ويمكنك أيضاً أن تبدأ بشركة فارغة أولاً (انظر إعداد شركتك)، أو أن تستخدم ترحيل بيانات عميل إن كنت في مكتب محاسبة (انظر أدناه).
• شاشات الترحيل لمالك الشركة، لأن نقل الدفاتر يضبط إعدادات الشركة (السنة المالية ورقم التسجيل الضريبي وتاريخ بدء الدفاتر). وفي الشركة العميلة لمكتب محاسبة، يستخدمها مسؤولو المكتب لأنهم ملّاك جميع العملاء. ويتطلب تحميل أي شيء في الدفاتر أيضاً صلاحية القيود اليومية. انظر فريقك وصلاحياتهم.
• يلزم شخصان في النهاية: فمن يُعدّ المطابقة لا يمكنه أن يعتمدها أيضاً.

افتح شاشات الترحيل#

افتح الإعدادات وانقر 1 انقل دفاترك في مجموعة البيانات. تُفتح صفحة ترحيل البيانات.

تعرض الصفحة عمليات الترحيل بحالة كل منها، وتتيح لك بدء عملية ترحيل جديدة:

1. اختر برنامجك الحالي تحت 1. نظامك المحاسبي السابق.
2. اربطه: تسجّل الدخول في صفحة ذلك البرنامج نفسه، وتسمح لفيراسول بقراءة دفاترك. ولا يرى فيراسول كلمة المرور تلك أبداً، ولا يغيّر شيئاً في دفاترك القديمة.
3. اختر المنشأة التي تريد نقلها، وأعطِ المشروع اسماً إن شئت، وانقر متابعة.

أما مكاتب المحاسبة فتبدأ من ترحيل بيانات عميل في صفحة العملاء لديها؛ ويتولى ذلك مسؤولو المكتب بوصفهم ملّاك جميع العملاء. املأ بيانات شركة العميل 1، مع سنتها المالية وعملتها 2، والفرع ومن يعمل عليها، وانقر الإنشاء وبدء الاستيراد 3. ينشئ فيراسول الشركة العميلة، وينتقل إليها، ويفتح الترحيل.

بيانات الشركة من برنامجك الحالي#

إذا كانت الشركة موجودة في فيراسول، يعرض أعلى صفحة المشروع بيانات الشركة في برنامجك الحالي بجانب بياناتها في فيراسول: الاسم والاسم القانوني والعنوان وغيرها، مع متطابق حيث تتفق. حدّد البيانات التي تريد نقلها وانقر زر نقلها. أما الرقم الضريبي وتاريخ التسجيل في ضريبة القيمة المضافة والسنة المالية والعملة والإمارة فلا تُنقل هنا، بل تنتقل عند تحميل الدفاتر في الشركة الفارغة (تُضبط عند تحميل الدفاتر).

ويُنبّهك فيراسول قبل إنشاء الشركة أو تحميل أي شيء إذا كان في البرنامج القديم ما لا يصلح كما هو: رقم ضريبي ليس من 15 خانة أو يخص شركة أخرى في فيراسول، أو شركة مسجلة في ضريبة القيمة المضافة هناك دون رقم ضريبي (فاكتبه بنفسك)، أو دفاتر بعملة غير الدرهم، أو سنة مالية لا تبدأ في يناير أو أبريل أو يوليو أو أكتوبر.

1. ما الذي يُنقل#

لصفحة المشروع ثلاث خطوات: ما الذي يُنقل وسحب البيانات والمراجعة والاعتماد. وتبيّن الخطوة الأولى بالضبط ما ينقله فيراسول:

يمكنك تغيير التواريخ عبر تغيير التواريخ: تاريخ الإقفال، وتاريخ بداية السنة المالية، والتاريخ الذي تُنقل منه كل المستندات، والتاريخ الذي تُنقل منه السنوات الأقدم كمجاميع شهرية. حدّد المربع لتؤكد أنك تفهم ما يُنقل، وانقر تأكيد ومتابعة. ويسجّل فيراسول من أكّد ذلك ومتى.

2. اسحب البيانات#

• تشغيل المعاينة أولاً: تجلب دليل الحسابات والعملاء والموردين والأصناف، وبضعة مستندات فقط، لتطّلع عليها بسرعة.
• بدء السحب الكامل عندما تكون جاهزاً. وقد يستغرق ذلك وقتاً، لأن برنامجك القديم يحدّ من حجم ما يمكن قراءته في اليوم: فقد يتوقف السحب مؤقتاً ثم يستأنف لاحقاً. وتعرض الصفحة تقدّمه.

ويبيّن ما تم سحبه عدد ما نُقل من الحسابات، والعملاء والموردين، والأصناف، وفواتير المبيعات، وفواتير الشراء، والدفعات، وغيرها من السجلات. انقر أي مربع لتصفّح سجلاته.

فحص الدفاتر#

مباشرة بعد كل سحب، وقبل أن يُحمَّل أي شيء، يتحقق فيراسول من أن الدفاتر في برنامجك الحالي متماسكة. فيُجري 25 فحصاً محاسبياً، منها:

• توازن ميزان المراجعة وكل قيد يومية والأرصدة الافتتاحية؛
• اتفاق الذمم المدينة والدائنة والمخزون في الأستاذ مع الفواتير والأصناف المفتوحة التي تقف خلفها؛
• ألّا ينزل النقد تحت الصفر، واتفاق حسابات الأصول الثابتة مع سجل الأصول (التكلفة، واستهلاك متراكم لا يتجاوز التكلفة)؛
• ألّا يكون رصيد حساب في الجانب الخطأ، وألّا تتكرر المستندات أو القيود، وأن تكون ضريبة القيمة المضافة في جانبها الصحيح.

تبيّن كل ملاحظة ما الخطأ ومقداره والمستندات التي تقف خلفه (يمكنك فتح قائمتها)، وكيف تصحّحه في برنامجك الحالي. وللفحص نوعان من الملاحظات:

تُصحَّح المشكلات في برنامجك الحالي ولا تُنسخ أبداً إلى فيراسول. وبعد تصحيحها اسحب البيانات من جديد، فيعمل الفحص مرة أخرى من تلقاء نفسه. وأعد الفحص يشغّله على السحب نفسه.

3. راجع مطابقة السجلات واعتمدها#

لكل حساب، ورمز ضريبي، وعميل، ومورد، وصنف، وحساب بنكي في برنامجك القديم، يقترح فيراسول موضعه في فيراسول: سجل موجود، أو سجل جديد، أو اعتباره هو نفسه سجلاً آخر، أو استبعاده.

1. انقر تجهيز الاقتراحات. تُجرى المطابقات التامة أولاً، ثم يقترح الذكاء الاصطناعي الباقي، مع درجة تأكده وسببها.
2. راجع كل تبويب. انقر قبول على اقتراح، أو تغيير لتختار بنفسك. ويقبل قبول كل ما فوق 90% الاقتراحات التي يكون الذكاء الاصطناعي متأكداً منها بنسبة 90% على الأقل في ذلك التبويب، بعد تأكيدك.
3. تُطابَق الرموز الضريبية مع معاملة ضريبية: خاضع للنسبة الأساسية، أو خاضع للنسبة الصفرية، أو معفى، أو آلية الاحتساب العكسي، أو استيراد السلع، أو خارج النطاق.
4. عندما يكون لكل صف قرار، حدّد المربع الذي يحمل اسمك وانقر اعتماد المطابقة.

لا يعتمد الذكاء الاصطناعي شيئاً أبداً. فالاعتماد لك، باسمك وبالتاريخ، وتُقفل المطابقة لهذا السحب.

4. جرّبه في نسخة تجريبية#

انقر التجربة وبدء التشغيل في صفحة المشروع. وتحت جرّب أولاً في نسخة تجريبية:

لا يمكن تحميل النسخة التجريبية ولا الشركة الفعلية إلا بعد ألّا يبقى في فحص الدفاتر ما يجب تصحيحه، وأن تُؤكَّد كل نقطة تحتاج إلى تأكيد.

1. إنشاء النسخة التجريبية: نسخة تدريبية من شركتك بإعداداتها ودليل حساباتها وجهات اتصالها.
2. التحميل في النسخة التجريبية: يقيّد فيراسول الأرصدة الافتتاحية وكل المستندات هناك.
3. مطابقة النسخة التجريبية: يقارن فيراسول النسخة التجريبية بدفاترك القديمة.

وتحت إقرارات ضريبة القيمة المضافة المقدَّمة، أدخل خانات كل إقرار ضريبة قيمة مضافة 201 قدّمته، من بوابة الهيئة الاتحادية للضرائب، ليقارنها فيراسول أيضاً. ويمكنك إرفاق الإقرار.

راجع تقرير المطابقة#

يقارن تقرير المطابقة بين الدفاتر القديمة وفيراسول في اثني عشر ضابطاً، منها ميزان المراجعة في نهاية كل شهر، والذمم المدينة لكل عميل، والذمم الدائنة لكل مورد، وفواتير المبيعات والشراء المفتوحة، وخانات إقرار ضريبة القيمة المضافة، وأرصدة البنوك والنقدية، والمخزون، وسجل الأصول الثابتة، وأعداد المستندات ومجاميعها.

• يعرض كل بند الرقم القديم، ورقم فيراسول، والفرق بينهما.
• للفرق، انقر تفسير هذا الفرق، واكتب سببه، وأرفق الدليل تحت ملفات الأدلة. ولا يُقبل تفسير بلا دليل.
• يكون التقرير جاهزاً عندما يتطابق كل رقم أو يُفسَّر كل فرق.
• تحت الاعتماد (شخصان)، ينقر شخص ثانٍ الاعتماد بصفتك الشخص الثاني. ولا يمكن لمن أعدّ التقرير أن يعتمده.

5. حمّل الشركة الفعلية وابدأ التشغيل#

1. تحت التحميل في الشركة الفعلية، انقر التحميل في الشركة الفعلية. ويصبح ذلك ممكناً حين تكون مطابقة النسخة التجريبية للبيانات نفسها جاهزة ومعتمدة.
2. انقر مطابقة الشركة الفعلية، واجعل شخصاً ثانياً يعتمد المطابقة مرة أخرى.
3. إذا واصلت العمل في البرنامج القديم أثناء المراجعة، فاستخدم الانتقال النهائي والتشغيل: أكّد أن البرنامج القديم مجمَّد، وشغّل السحب الأخير، وراجع ما سيتغير، ثم طبّقه.
4. انقر بدء التشغيل. ولا ينبغي استخدام البرنامج القديم لهذه الدفاتر بعد ذلك.

بدء التشغيل نهائي. فمن تلك اللحظة تعمل في فيراسول، ويُغلق وصول فيراسول إلى برنامجك القديم.

ما يقيّده فيراسول#

عند تحميل شركة، يقيّد فيراسول:

• الأرصدة الافتتاحية، بتاريخ اليوم السابق لتاريخ بدء الدفاتر: أرصدة البنوك، وفواتير المبيعات والشراء المفتوحة، والمخزون، وسجل الأصول الثابتة، والمركز الضريبي لضريبة القيمة المضافة، وقيداً افتتاحياً واحداً لكل حساب آخر مقابل حقوق ملكية الأرصدة الافتتاحية (3900 في الدليل القياسي). ويتحقق فيراسول من أن كل حساب ينتهي بالرصيد نفسه تماماً الذي في الدفاتر القديمة.
• ثم كل مستند في فترة التفاصيل الكاملة، بالخطوات نفسها التي يمر بها مستند تُدخله بنفسك، ويُتحقق من كل منها مقابل بنود القيد في البرنامج القديم نفسه.

أما السنوات الأقدم فلا تُقيَّد: بل تُحفظ كمجاميع شهرية للمقارنة. انظر الأرصدة الافتتاحية وكيف يمسك فيراسول دفاترك.

الحالات#

يمكن حذف ترحيل لم يُعتمد ولم يُحمَّل بعد، بأيقونة سلة المهملات في صفحة المشروع. ولا يتغير شيء في دفاترك.

مواضيع ذات صلة#

• إعداد شركتك
• الأرصدة الافتتاحية
• إعدادات الشركة
• الشركات العملاء
• كيف يمسك فيراسول دفاترك