المحاسبون والأدوار والدعوات
ادعُ المحاسبين إلى مكتبك، وامنح كلاً منهم دوراً في المكتب وفرعاً، وتابع عبء عمله، واعرض التطبيق كما يراه، وأوقف أو أنهِ خدمة من يغادر.
كل من يعمل في مكتبك موظف له الدور في المكتب، وله في العادة الفرع الذي ينتمي إليه. يحدد الدور في المكتب ما يمكنه فعله في شاشات المكتب نفسه، والعملاء الذين يصل إليهم دون إسناد. أما ما يمكنه فعله داخل دفاتر العميل فيتوقف على الدور لدى هذا العميل. ستجد شرح الأمرين أدناه.
محاسبوك#
افتح المكتب › المحاسبون. تعرض القائمة كل شخص مع الدور في المكتب والفرع، والشركات التي يتابعها، وعدد ما يحتاج منها إلى انتباه، وإقراراته المتأخرة، والأسئلة التي طرحها على فيرا هذا الشهر، وآخر نشاط له، والحالة.
- 1 دعوة محاسب تفتح الدعوة.
- 2 ابحث بالاسم أو البريد الإلكتروني أو المسمى الوظيفي، أو صفِّ القائمة حسب الفرع والدور في المكتب والحالة (نشط أو موقوف أو الكل).
- 3 عرض بحسابه يفتح فيراسول كما يراه ذلك الشخص (انظر أدناه). والسهم في آخر الصف يفتح صفحة الشخص.
تظهر الدعوات التي لم تُقبل بعد تحت دعوات بانتظار القبول.
دعوة محاسب#
يستطيع مسؤولو المكتب دعوة أي شخص. ويدعو الشركاء المديرين والمحاسبين والمحاسبين المبتدئين والمشاهدين إلى فرعهم.
- انقر دعوة محاسب (أو افتح المكتب › الدعوات ثم انقر دعوة موظف).
- أدخل البريد الإلكتروني والاسم للشخص.
- اختر الدور في المكتب والفرع، أو المكتب بالكامل. يظهر تحت الحقول سطر يوضح ما يمكن لهذا الدور فعله.
- يمكنك، تحت العملاء الأوائل (اختياري)، أن تنقر إضافة عميل لكل عميل سيعمل عليه، وأن تختار دوره لديه.
- انقر إرسال الدعوة.
1 البريد الإلكتروني، 2 الدور في المكتب، 3 الفرع، 4 إضافة عميل، 5 إرسال الدعوة.
ترسل فيراسول الدعوة بالبريد الإلكتروني، وتبقى صالحة 14 يوماً. وإذا تعذّر إرسال البريد تخبرك فيراسول بذلك، فاستخدم إرسال مرة أخرى لاحقاً.
متابعة الدعوات#
تعرض المكتب › الدعوات كل دعوة مع الدور في المكتب والفرع وعدد العملاء الأوائل ومن أرسلها وتاريخ انتهاء صلاحيتها.
- 1 دعوة موظف ترسل دعوة جديدة.
- 2 إرسال مرة أخرى ترسل رابطاً جديداً صالحاً 14 يوماً أخرى، لدعوة ما زالت بانتظار القبول أو انتهت صلاحيتها.
- 3 إلغاء تسحب دعوة ما زالت بانتظار القبول.
تكون الحالة مرسلة أو مقبولة أو ملغاة أو منتهية.
ما يفعله الشخص المدعو#
يفتح الشخص الرابط الموجود في البريد الإلكتروني.
- من كان جديداً على فيراسول يُدخل الاسم الأول واسم العائلة وكلمة مرور لا تقل عن 8 أحرف، ثم ينقر الانضمام إلى المكتب.
- من لديه حساب في فيراسول بهذا البريد الإلكتروني يسجّل الدخول أولاً، ثم يفتح الرابط مرة أخرى وينقر الانضمام إلى المكتب.
- إذا كان مكتبك يستخدم تسجيل الدخول الموحّد، فإنه يسجّل الدخول بحساب العمل (انظر أمان المكتب).
يصل بعد ذلك إلى لوحة متابعة الممارسة مع العملاء الذين أُسندوا إليه. أما الرابط الذي انتهت صلاحيته أو أُلغي أو استُخدم من قبل فيعرض «لا يمكن استخدام هذه الدعوة»: أرسل الدعوة مرة أخرى.
الأدوار في المكتب#
| الدور في المكتب | يصل إلى هؤلاء العملاء (افتراضياً) | ويمكنه أيضاً |
|---|---|---|
| مسؤول المكتب | كل العملاء، بدور المالك | إدارة العملاء والفروع والموظفين والأدوار والإسنادات والأمان؛ ونقل دفاتر العملاء من برامج أخرى وتغيير إعدادات شركات العملاء؛ وتشغيل الإجراءات الجماعية؛ والاطلاع على المبالغ المفوترة عن الذكاء الاصطناعي؛ وقراءة سجل التدقيق وتصديره |
| شريك | عملاء فرعه، بدور مدير المهمة | إدارة العملاء والموظفين (من المدير فما دون) والإسنادات في فرعه؛ وتشغيل الإجراءات الجماعية؛ وقراءة سجل تدقيق فرعه وتصديره |
| مدير | العملاء المسندون إليه فقط | إضافة عملاء جدد؛ وإسناد المحاسبين والمحاسبين المبتدئين والمشاهدين إلى العملاء الذين يقودهم؛ وتشغيل الإجراءات الجماعية |
| محاسب | العملاء المسندون إليه فقط | إضافة عملاء جدد؛ وتشغيل الإجراءات الجماعية |
| محاسب مبتدئ | العملاء المسندون إليه فقط، بدور أضيق (افتراضياً: الاطلاع على المدفوعات فقط، ودون الرواتب والموارد البشرية) | استخدام لوحة متابعة الممارسة والاطلاع على موظفي المكتب وفروعه |
| مشاهد | العملاء المسندون إليه فقط، للقراءة فقط | استخدام لوحة متابعة الممارسة والاطلاع على موظفي المكتب وفروعه |
لترى هذه القواعد كما هي في مكتبك، افتح المكتب › إعدادات الشركة ثم الأدوار. تحت أدوار المكتب يستطيع مسؤول المكتب أن ينقر تغيير على أي دور ما عدا مسؤول المكتب (فهو دور ثابت)، ليحدد:
- أي العملاء يصل إليهم هذا الدور؟ كل عملاء المكتب، أو عملاء فرعه (كل العملاء إن لم يكن له فرع)، أو العملاء المسندون إليه فقط.
- الدور لدى هؤلاء العملاء: الدور الذي يحصل عليه لدى العملاء الذين يصل إليهم بهذه القاعدة. ولا يُعرض دور المالك هنا ولا في الإسنادات: فمسؤولو المكتب وحدهم ملّاك عملاء المكتب، ولذلك لا يغيّر إعدادات شركة العميل غيرهم.
- الدور المقترح عند الإسناد: الدور الذي يُعرض أولاً عند إسناد شخص يحمل هذا الدور في المكتب إلى عميل.
الأدوار داخل العميل#
تحت الأدوار داخل العميل تعرض الصفحة الأدوار التي يمكن أن يحملها الشخص في دفاتر العميل، وما يمكن لكل منها رؤيته وفعله: المالك ومدير المهمة ومحاسب ومحاسب مبتدئ وموظف ومشاهد (قراءة فقط). ويستطيع مسؤول المكتب إضافة أدوار خاصة بالمكتب عبر إضافة دور للمكتب: الاسم والوصف والصلاحيات، مجالاً بعد مجال. ولا يُستخدم هذا الدور إلا لدى عملاء المكتب. ولا يمكن حذف دور ما زال أحد يحمله؛ امنح هؤلاء الأشخاص دوراً آخر أولاً.
صفحة الموظف#
انقر اسم الشخص (أو السهم في صفه). تعرض الصفحة العملاء الذين يمكنه فتحهم، مع دوره لدى كل منهم، وكيف حصل عليه (مُسنَد أو بقاعدة المكتب)، وهل هو المسؤول الرئيسي عن العميل (رئيسي).
- 1 عرض بحسابه يفتح فيراسول كما يراه.
- 2 تغيير الدور أو الفرع يغيّر الدور في المكتب والفرع والمسمى الوظيفي. وتُحدَّث صلاحياته لدى العملاء فوراً وفق قواعد المكتب.
- 3 إيقاف يسحب صلاحياته لدى كل عملاء المكتب ويسجّل خروجه من كل الأجهزة، إلى أن تعيده عبر إعادة التفعيل.
- 4 إنهاء الخدمة لمن يغادر المكتب: تُزال كل صلاحياته لدى عملاء المكتب، بما فيها الصلاحيات التي كانت لديه من قبل، ويُسجَّل خروجه. ويحتفظ سجل التدقيق بتاريخه.
- 5 إسناد إلى عميل يمنحه عميلاً؛ وتغيير ومن لديه صلاحية في كل صف تغيّر الإسناد أو تعرض كل من لديه صلاحية لدى ذلك العميل.
يطلب الإيقاف وإنهاء الخدمة السبب. وإذا كان الشخص المسؤول الرئيسي عن بعض العملاء، تعرضهم الصفحة لتختار شخصاً آخر لكل منهم.
عرض التطبيق كما يراه أحد الموظفين#
عرض بحسابه يفتح فيراسول تماماً كما يراه أحد موظفيك: شركاته وقوائمه ولوحاته والعمل الذي ينتظره. استخدمه لمراجعة عمل شخص ما، أو لمعرفة سبب عدم عثوره على شيء.
- العرض للاطلاع فقط: لا يمكن تغيير أي شيء، فيبقى كل قيد في الدفاتر باسم الشخص الذي أدخله فعلاً. لتغيير شيء ما، افتح العميل بحسابك أنت. ولا تتوفر فيرا أثناء العرض: تعود عندما ترجع إلى حسابك.
- يظهر شريط يقول «أنت تشاهد Verasol بحساب» ثم اسم الشخص. العودة إلى حسابي تنهي العرض، وينتهي العرض تلقائياً بعد 60 دقيقة.
- يستطيع مسؤولو المكتب عرض التطبيق بحساب أي شخص أدنى من دورهم في المكتب، ويستطيع الشركاء ذلك مع موظفي فرعهم الأدنى منهم. ويُسجَّل بدء كل عرض وانتهاؤه في سجل التدقيق.