الشركات العملاء

كل عميل من عملاء مكتبك شركة مستقلة في فيراسول، لها دفاترها وضريبة القيمة المضافة الخاصة بها وموظفوها. يضيف المكتب العميل، ويمنحه رمز عميل وفرعاً، ويحدد المحاسبين الذين يمكنهم فتحه. وتبقى الدفاتر ملكاً للعميل دائماً: فعندما يغادر العميل المكتب تبقى دفاتره معه دون تغيير.

يدير مسؤولو المكتب كل العملاء، ويدير الشركاء عملاء فرعهم. ويستطيع المديرون والمحاسبون أيضاً إضافة عميل جديد، ويتولون قيادته بأنفسهم عندئذ.

قائمة الشركات#

افتح المكتب › الشركات (عنوان الصفحة العملاء). التبويبات في أعلى الصفحة هي العملاء وطلبات الانضمام والمغادرة ودعوات الموظفين.

• 1 عميل جديد ينشئ شركة فارغة لعميل جديد.
• 2 شركة موجودة يطلب من شركة تعمل في فيراسول بالفعل الانضمام إلى المكتب.
• 3 ترحيل بيانات عميل ينشئ الشركة ثم ينقل دفاترها من البرنامج الذي تستخدمه حالياً. ولا يراه إلا مسؤولو المكتب.
• ابحث بالاسم أو الرقم الضريبي أو رمز العميل، أو صفِّ حسب الفرع والحالة. يكون العميل قيد التجهيز أثناء إعداد دفاتره، ثم نشط بعد ذلك، وقيد المغادرة أثناء إنهاء التعامل معه.
• المسؤول هو المحاسب الرئيسي للعميل، والموظفون عدد الأشخاص الذين يمكنهم فتحه.
• في كل صف فتح (يفتح دفاتر العميل)، و4 الصلاحيات (من يمكنه فتحه ولماذا)، وتعديل، و5 إنهاء التعامل.

تعديل يغيّر الفرع ورمز العميل والحالة. اجعل الحالة نشط بعد إعداد دفاتر العميل. ولا يستطيع الشريك نقل العميل إلا داخل فرعه.

إضافة عميل جديد#

1. انقر عميل جديد (أو إضافة شركة في نظرة عامة).
2. تحت الشركة، أدخل اسم الشركة ونوع النشاط وبريد الشركة الإلكتروني. وأضف الاسم القانوني والهاتف والدولة والإمارة إن توفرت لديك.
3. في تبدأ السنة المالية في، اختر الشهر الذي تبدأ فيه السنة المالية، ثم اختر العملة التي تُمسك بها الدفاتر. وللعميل المسجل في ضريبة القيمة المضافة، أدخل الرقم الضريبي (ضريبة القيمة المضافة) وتاريخ التسجيل في ضريبة القيمة المضافة.
4. تحت داخل المكتب، اختر الفرع. اترك رمز العميل فارغاً ليحصل تلقائياً على الرقم التالي، أو اكتب رمزك الخاص.
5. تحت من يعمل على هذا العميل، انقر إضافة شخص لكل محاسب: الشخص، والدور لدى العميل، ودوره في المهمة (شريك أو مدير أو مُعِدّ أو مراجع أو مشاهد). وحدّد المسؤول للشخص المسؤول عن العميل.
6. انقر إنشاء العميل.

1 اسم الشركة، 2 تبدأ السنة المالية في، 3 رمز العميل (فارغ للرقم التالي)، 4 إضافة شخص، 5 إنشاء العميل.

تنشئ فيراسول الشركة بالحالة قيد التجهيز وتعرض رمز العميل. ومن هناك يأخذك فتح العميل إلى دفاتره، ويفتح إعدادات الشركة إعداداته، ويعرض من يملك الوصول من يمكنه فتحه. ويبدأ إضافة عميل آخر من جديد.

يحصل مسؤول المكتب والشركاء على صلاحية الوصول إلى العميل الجديد وفق قواعد المكتب (انظر الأدوار في المكتب)؛ فلا تضيف إلا الآخرين. وعندما يضيف مدير أو محاسب عميلاً، تجعله فيراسول المسؤول عنه بدور مدير المهمة. ولا يستطيع المحاسب إضافة أشخاص آخرين إلى العميل؛ إذ يعرض النموذج بدلاً من ذلك «يوزّع الشريك أو مسؤول المكتب الموظفين.»

نقل دفاتر العميل من البرنامج الذي يستخدمه حالياً#

انقر ترحيل بيانات عميل واربط البرنامج الحالي للعميل: فتُملأ بيانات العميل (الاسم والاسم القانوني والرقم الضريبي والعنوان وغيرها) في النموذج. راجعها؛ ويصبح الزر الإنشاء وبدء الاستيراد. وبعد إنشاء الشركة تفتح فيراسول شاشة ترحيل البيانات الخاصة بها، حيث تنقل الأرصدة الافتتاحية للعميل وسجلاته السابقة. وقبل أن يُحمَّل أي شيء يتحقق فيراسول من أن دفاتر العميل متماسكة: تُصحَّح المشكلات في البرنامج الحالي للعميل ولا تُنسخ أبداً. انظر الانتقال إلى فيراسول.

ونقل الدفاتر يضبط إعدادات شركة العميل (السنة المالية ورقم التسجيل الضريبي وتاريخ بدء الدفاتر)، ولا يغيّر هذه الإعدادات إلا ملّاك الشركة. وملّاك عملاء المكتب هم مسؤولو المكتب، لذا لا يرحّل بيانات العميل غيرهم؛ أما الشركاء والمديرون والمحاسبون فيضيفون عملاء جدداً دون ترحيل.

تولّي شركة تستخدم فيراسول بالفعل#

لا تنضم شركة تمسك دفاترها في فيراسول بالفعل إلى مكتبك إلا بموافقة مالكها.

1. انقر شركة موجودة.
2. أدخل الرقم الضريبي للشركة والبريد الإلكتروني للمالك (البريد الذي يسجّل به المالك الدخول إلى فيراسول).
3. اختر الفرع، ورمز العميل إن أردت رمزك الخاص، واكتب رسالة إلى المالك.
4. انقر إرسال الطلب.

1 الرقم الضريبي للشركة، 2 البريد الإلكتروني للمالك، 3 إرسال الطلب.

يتلقى المالك إشعاراً في فيراسول، ويتخذ قراره في صفحة طلبات تخص شركاتك. ويرى قبل الموافقة ما الذي سيتغير: يحصل موظفوك على الصلاحيات وفق قواعد مكتبك، وتُفوتَر الشركة عن طريق مكتبك، ويحتفظ موظفو الشركة بصلاحياتهم، وتبقى الدفاتر ملكاً لها. لا يتغير شيء حتى يوافق. وينتهي الطلب الذي لا يُرد عليه خلال 14 يوماً.

تظهر طلباتك في تبويب طلبات الانضمام والمغادرة مع حالتها: بانتظار الرد أو مقبول أو مرفوض أو ملغى أو منتهي. ويمكنك إلغاء الطلب ما دام بانتظار الرد.

إذا لم يطابق الرقم الضريبي أو البريد الإلكتروني شركةً ومالكها، تجيب فيراسول «لم نعثر على شركة بهذا الرقم الضريبي وهذا البريد الإلكتروني للمالك.» والشركة التي هي عميلة لمكتب آخر يجب أن تغادر ذلك المكتب أولاً.

من يمكنه رؤية العميل#

انقر الصلاحيات في صف العميل (أو اسم العميل في من يعمل على ماذا). تعرض الصفحة كل من يمكنه فتح العميل، مع دوره في دفاتره وسبب حصوله عليه.

تحدد فيراسول صلاحية كل شخص بهذا الترتيب:

1. مالك المكتب هو دائماً المالك لكل عميل.
2. الشخص المستبعد من العميل لا يحصل على أي صلاحية من المكتب.
3. الشخص 3 مُسنَد إلى العميل يحصل على دور إسناده.
4. وفي غير ذلك تحدد قاعدة الدور في المكتب 2 (بقاعدة المكتب): يصل مسؤولو المكتب إلى كل العملاء، والشركاء إلى عملاء فرعهم.

يحتفظ موظفو العميل أنفسهم (المشار إليهم بـ 5 من فريق العميل) بالصلاحيات التي منحهم إياها العميل، ولا يغيّرها المكتب أبداً. وإذا كان لأحد موظفيك صلاحية خاصة لدى عميل قبل انضمامه إلى المكتب، فإن اجعل المكتب يدير هذه الصلاحية يُخضعها لقواعد المكتب.

1 إسناد إلى عميل يمنح شخصاً صلاحية؛ انظر من يعمل على ماذا.

استبعاد شخص من عميل (حاجز أخلاقي)#

عندما يجب ألا يرى أحد الموظفين عميلاً ما، بسبب تعارض في المصالح مثلاً:

1. انقر 4 استبعاد شخص.
2. اختر الموظف واكتب السبب.
3. انقر استبعاد شخص أسفل اللوحة الجانبية.

يفقد الشخص فوراً أي صلاحية من المكتب لدى هذا العميل، أياً كان دوره أو إسناداته. ويظهر الاستبعاد تحت الاستبعادات (الحواجز الأخلاقية) ويُسجَّل في سجل التدقيق. ويعيد إزالة الاستبعاد تطبيق إسناداته وقواعد المكتب. ولا يمكن استبعاد مالك المكتب.

إنهاء التعامل مع عميل#

عندما يغادر العميل مكتبك، يواصل العمل في فيراسول: تستمر الشركة بترخيص فيراسول خاص بها، يُرتَّب مع فيراسول. ولا بد أن يكون لها دائماً مالك من موظفيها.

1. انقر إنهاء التعامل في صف العميل.
2. تحت المالك الجديد للشركة، اختر أحد موظفي العميل، أو دعوة شخص بالبريد الإلكتروني وأدخل البريد الإلكتروني والاسم.
3. اكتب السبب (يُحفظ في سجل تدقيق المكتب).
4. انقر اطلب من المالك الجديد الاستلام.

تصبح حالة العميل قيد المغادرة. ويوافق المالك الجديد من صفحة طلبات تخص شركاتك. ولا يتغير شيء حتى ذلك الحين. وبعد موافقته يفقد موظفوك صلاحية الوصول إلى الشركة، وتبقى الدفاتر مع العميل دون تغيير. وإذا رفض المالك الجديد، أو لم يوافق خلال 30 يوماً، يبقى العميل لدى مكتبك ويتلقى مسؤولو مكتبك إشعاراً.

عندما يطلب العميل المغادرة#

يستطيع مالك العميل نفسه أن يطلب مغادرة المكتب من طلبات تخص شركاتك، عبر طلب مغادرة المكتب. يتلقى مسؤولو مكتبك إشعاراً، ويظهر في صف العميل إتمام المغادرة. أتمّها خلال 30 يوماً، وإلا اكتملت تلقائياً.

مواضيع ذات صلة#

• بوابة المكتب
• من يعمل على ماذا
• المحاسبون والأدوار والدعوات
• الانتقال إلى فيراسول
• سجل التدقيق وتصديره